司法部,、國家檔案局關(guān)于發(fā)布《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》的通知
（１９８８年３月１８日?。ǎ福福┧景l(fā)公字第０６２號(hào)）
各省,、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）,、檔案局：
為加強(qiáng)對(duì)公證檔案的保管和利用,，健全公證機(jī)關(guān)檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律,、法規(guī)規(guī)定,，以及公證機(jī)關(guān)辦理公證的實(shí)踐，特制定《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》,。凡一九八七年以來辦結(jié)的公證事項(xiàng)和一九八七年以前尚未立卷歸檔的公證文書材料,，均按這兩個(gè)“辦法”的規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于一九八七年以前已立卷歸檔的公證案卷,，可不必重新排列裝訂,，但須按《公證檔案管理辦法》的規(guī)定重新劃分保管期限，待超過保管期限后進(jìn)行公證檔案鑒定時(shí)再行處理,。
現(xiàn)將這兩個(gè)辦法及說明發(fā)給你們,，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
附：《公證文書立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》
公證文書立卷歸檔辦法
第一章 總則
第一條 公證機(jī)關(guān)的公證文書,，是國家的重要專業(yè)文書之一,，它所形成的檔案，是公證機(jī)關(guān)進(jìn)行公證證明活動(dòng)和當(dāng)事人從事民事活動(dòng)的真實(shí)記錄,，反映了公證機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行國家法律,、法規(guī)和黨的各項(xiàng)方針政策的情況，體現(xiàn)了公證機(jī)關(guān)的基本職能,。
第二條 公證機(jī)關(guān)必須嚴(yán)格按照公證文書材料立卷的要求,，認(rèn)真做好立卷歸檔工作。公證文書的立卷歸檔由承辦人負(fù)責(zé),，歸檔前由公證事項(xiàng)的主要承辦人負(fù)責(zé)立卷質(zhì)量的檢查,。
第三條 公證文書材料分為國內(nèi)民事、涉外民事,、國內(nèi)經(jīng)濟(jì),、涉外經(jīng)濟(jì)四類，按年度和一證一卷,、一卷一號(hào)的原則立卷,。同一當(dāng)事人為同一目的而辦的數(shù)項(xiàng)公證，可合并為一卷,?？缒甓鹊墓C事項(xiàng)，放在辦結(jié)年立卷,。
第四條 公證機(jī)關(guān)用以辦理公證的各種證明材料,、談話筆錄,、往來公文等，都必須用鋼筆或毛筆書寫,、簽發(fā),，字體要求整齊、清晰,。
第二章 材料的收集,、整理和排列順序
第五條 公證機(jī)關(guān)受理申請(qǐng)后，公證事項(xiàng)的承辦人即開始收集有關(guān)的各種證明材料,，記錄整理談話筆錄,、調(diào)查材料等，著手立卷的準(zhǔn)備工作,。
第六條 公證事項(xiàng)辦理結(jié)束或終止后,，由承辦人檢查、整理該公證事項(xiàng)的全部文書材料,，進(jìn)行立卷歸檔工作,。要補(bǔ)齊遺漏的證明材料，去掉不必立卷歸檔的材料,。
第七條 檔案中內(nèi)容相同的文書材料一般只存一份,，重份的材料一律剔除，但有領(lǐng)導(dǎo)同志批示的除外,。為備日后查考,，可根據(jù)需要將多余的公證書保留一至三份夾在已裝訂好的卷內(nèi)。
第八條 具有下列情況之一的文書材料,，不必立卷歸檔：
?。保k理公證之前有關(guān)詢問如何辦理公證的信件、電文,、電話記錄,、談話筆錄以及復(fù)函等；
?。玻疀]有參考價(jià)值的信封,；
３．其他公證處委托代查的有關(guān)證明材料的草稿,；
?。矗唇?jīng)簽發(fā)的文電草稿、歷次修改草稿（定稿除外）,；
５．不屬于公證業(yè)務(wù)范圍的人民來信等,。
第九條 對(duì)不能附卷歸檔的實(shí)物證據(jù),，可將其照片及證物的名稱,、數(shù)量、重量,、規(guī)格,、特征、保管處所,、質(zhì)量檢查證明等記載或留存附卷后,，分別保管。
第十條 公證案卷的排列順序應(yīng)為：
?。保碜诜饷?；
２．卷內(nèi)目錄,；
?。常C書正文；
?。矗C書簽發(fā)稿,；
５．公證書譯文,；
?。叮C申請(qǐng)表；
?。罚?dāng)事人的身份證明,；
８．當(dāng)事人提供的有關(guān)證明材料,；
?。梗?dāng)事人申請(qǐng)證明的文書材料原件，如遺囑,、合同,、委托書等；
?。保埃哟?dāng)事人的談話筆錄,；
１１．公證處審查,、調(diào)查所取得的證明材料,；
１２．其他有關(guān)材料,；
?。保常C員承辦公證事項(xiàng)的報(bào)批表；
?。保矗C書發(fā)送回證,；
?。保担C費(fèi)收據(jù)或減免收費(fèi)的申請(qǐng)與領(lǐng)導(dǎo)審批意見；
?。保叮畟淇急?；
１７．附件袋,；
?。保福淼住?nbsp;
第十一條 終止公證事項(xiàng)的案卷,，應(yīng)按照公證活動(dòng)的時(shí)間先后順序排列,。公證人員對(duì)終止公證事項(xiàng)原因的記錄，或當(dāng)事人申請(qǐng)撤回的書面材料,，排在全部文書材料之后,。
第三章 立卷編目和裝訂
第十二條 公證書材料一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編碼，頁碼位置正面在右上角,，背面在左上角,。
第十三條 按卷內(nèi)公證文書材料排列順序逐項(xiàng)登記好卷內(nèi)目錄，要求將每件文書材料的題名,、承辦人姓名,、年月日填寫清楚，并標(biāo)明起止頁號(hào),。不能隨意更改和簡化文書材料的題名,，沒有題名的應(yīng)擬寫題名。
第十四條 有關(guān)卷內(nèi)文書材料的說明,，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi),，并填寫立卷人、檢查人姓名和立卷時(shí)間,。
第十五條 卷宗封面所列項(xiàng)目要用鋼筆或毛筆逐項(xiàng)填寫清楚,，案卷題名要簡明、確切地反映卷內(nèi)文書材料內(nèi)容,，其中辦結(jié)日期為出具公證書的日期,。
第十六條 公證檔案裝訂前要進(jìn)一步整理。對(duì)破損的材料要修補(bǔ)或復(fù)制,，復(fù)制件放在原件后面,。裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙張加襯邊,。紙面過大的材料,，要按卷宗大小折疊整齊。對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件,。需附卷的信封要打開平放,，郵票不要揭掉。材料上的金屬物要全部剔除干凈,。
第十七條 卷宗一律使用棉線繩，三眼或五眼訂牢,。線繩要打成活結(jié),，在活結(jié)處貼上公證處封簽，并在騎縫線上加蓋立卷人名章,。
第四章 歸檔
第十八條 公證文書材料應(yīng)在辦結(jié)后三個(gè)月內(nèi)整理歸檔,，并由公證事項(xiàng)的承辦人根據(jù)《公證檔案管理辦法》的規(guī)定提出保管期限的意見，向檔案室移交,，辦理移交手續(xù),。
涉及國家機(jī)密和個(gè)人隱私的公證事項(xiàng)均列為密卷，在歸檔時(shí)應(yīng)在檔案右上角加蓋密卷章,。
第十九條 檔案管理人員要對(duì)移交的檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查,，凡不符合立卷規(guī)定要求的，一律退還給立卷人,，重新整理,。
第二十條 隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案,，應(yīng)在每盤磁帶上注明當(dāng)事人的姓名,、內(nèi)容、檔案編號(hào),、錄制人,、錄制時(shí)間等逐盤登記造冊(cè)歸檔。
第五章 附則
第二十一條 各省,、自治區(qū),、直轄市司法廳（局）可根據(jù)本省（區(qū),、市）的情況,，制定補(bǔ)充辦法。
公證檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公證檔案的科學(xué)管理,，統(tǒng)一公證檔案管理工作制度,，根據(jù)國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》以及公證機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，制定本辦法,。
第二條 公證檔案是公證機(jī)關(guān)證明活動(dòng)的真實(shí)記錄,，是國家檔案的重要組成部分，具有重要的查考利用價(jià)值。保管,、整理好公證檔案是公證機(jī)關(guān)的重要任務(wù),。
第三條 公證檔案必須由公證處集中統(tǒng)一管理，并由專人負(fù)責(zé),。
第二章 管理體制和人員配備
第四條 公證處應(yīng)當(dāng)配備專職或兼職檔案管理人員,，根據(jù)條件逐步設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)。
第五條 公證處的檔案工作受同級(jí)和上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)指導(dǎo),，業(yè)務(wù)上受同級(jí)地方檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督,。
第六條 公證檔案管理人員應(yīng)由堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針,、政策,，忠于職守、嚴(yán)守法紀(jì),、熱愛公證檔案工作,，具有高中以上文化程度和一定專業(yè)知識(shí)的人員擔(dān)任。公證檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定,。
第七條 公證檔案管理人員的任務(wù)是：
?。ㄒ唬┦占⒄?、保管和統(tǒng)計(jì)本處的檔案,，做好檔案的接收、移交和登記,，
并開展檔案利用工作,；
（二）指導(dǎo),、督促和檢查公證人員對(duì)公證文書材料立卷歸檔,；
（三）進(jìn)行檔案鑒定,；
?。ㄋ模┙邮芩痉ㄐ姓C(jī)關(guān)和地方檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,，
定期匯報(bào)檔案工作情況,；
（五）收集與公證業(yè)務(wù)有關(guān)的資料,；
?。┩瓿深I(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)檔案工作的其他任務(wù)。
第三章 檔案的接收和整理
第八條 接收檔案時(shí),，檔案管理人員應(yīng)按照《公證文書立卷歸檔辦法》的要求,，檢查案卷質(zhì)量,，對(duì)符合要求的予以接收，并辦理檔案移交手續(xù),。
第九條 對(duì)接收的公證檔案,，按國內(nèi)的民事、涉外民事,、國內(nèi)經(jīng)濟(jì),、涉外經(jīng)濟(jì)的類別和年度、保管期限等編寫歸檔順序號(hào),、填寫檢索卡片,、檔案目錄登記簿、檔案收進(jìn)登記簿,。以密卷保存的檔案，應(yīng)單獨(dú)編號(hào)歸檔,。
第十條 在編號(hào),、登記后的檔案封面的左上角應(yīng)蓋上“歸檔”章，以區(qū)別未編號(hào),、登記歸檔的案卷,，并按類別、年度,、保管期限放進(jìn)專門的檔案柜保管,。
第四章 檔案的借調(diào)與查閱
第十一條 公證機(jī)關(guān)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，建設(shè)公證檔案借閱制度和檔案借閱登記簿,。借閱檔案必須履行一定的批準(zhǔn)和登記手續(xù),，并限定借閱期限。在限期內(nèi)因特殊情況不能按期歸還的,，應(yīng)辦理延期手續(xù),。
第十二條 本公證處的公證人員因工作需要，履行借閱登記手續(xù)后,，可以借閱公證檔案,。
第十三條 同級(jí)或上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)的公證管理部門因工作需要借閱公證檔案的，應(yīng)履行借閱登記手續(xù),。
第十四條 人民法院,、人民檢察院和有關(guān)國家機(jī)關(guān)因工作需要，要求查閱有關(guān)檔案的,，應(yīng)出具正式查卷函件,，經(jīng)公證處主任批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。因特殊情況必須借出的,，應(yīng)經(jīng)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn),。借出時(shí)要交點(diǎn)清楚,，辦理正式借據(jù)，并限期歸還,。 借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或人員使用,。
第十五條 除人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機(jī)關(guān)外,，其他單位和個(gè)人一般不得借調(diào)和查閱公證檔案,。因特殊情況必須查閱的，須由公證處報(bào)經(jīng)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn),。
第十六條 律師因訴訟代理的需要,，向公證機(jī)關(guān)提交律師的身份證明、律師事務(wù)所的查卷證明,，及當(dāng)事人同意律師查閱本人的公證檔案的證明,，經(jīng)公證處主任或副主任批準(zhǔn)后，可查閱當(dāng)事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的與當(dāng)事人談話筆錄,。
第十七條 凡涉及國家機(jī)密和個(gè)人隱私的公證密卷檔案,，以及當(dāng)事人要求保密的公證檔案，一般不得借調(diào)和查閱,。特殊情況必須查閱的,，須經(jīng)當(dāng)事人同意后，由公證處報(bào)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn),。
第十八條 凡經(jīng)批準(zhǔn)允許查閱的公證檔案,，可以摘抄或復(fù)印所查閱的內(nèi)容。
第十九條 對(duì)查閱或借出的公證檔案,，要及時(shí)催還,。還回時(shí)如發(fā)現(xiàn)案卷被拆，文件材料短缺,、涂改,、增刪、污損等情況,，應(yīng)立即向本處領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并及時(shí)追查,。
第二十條 檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，保守國家機(jī)密和當(dāng)事人的秘密,。不得超越制度向任何人提供檔案或擴(kuò)大利用范圍,；不得向他人泄露檔案的內(nèi)容。
第五章 檔案的保管期限
第二十一條 公證檔案的保管期限規(guī)定為永久,、長期和短期三種,。
凡屬于需要長遠(yuǎn)查考、利用的公證檔案,，列為永久保管,。
凡屬于在相當(dāng)長時(shí)期內(nèi)需要查考,、利用，作為證據(jù)保存的公證檔案,，列為長期保管,，保管期限為六十年。
凡屬于在較短的時(shí)間內(nèi)需要查考,、利用,，作為證據(jù)保存的公證檔案，列為短期保管,，保管期限為二十年,。
第二十二條 公證檔案的保管期限，從公證事項(xiàng)辦結(jié)或終止后的下一年起算,。
第二十三條 下列公證檔案,，列為永久保管：
１．收養(yǎng)證明,；
?。玻獬震B(yǎng)證明；
?。常錾C明、死亡證明,；
?。矗Y(jié)婚證明、離婚證明,；
?。担H屬關(guān)系證明；
?。叮^承權(quán)證明,；
７．有關(guān)財(cái)產(chǎn)轉(zhuǎn)移方面的聲明書證明,；
?。福?zèng)與證明；
?。梗课葙I賣證明,；
１０．析產(chǎn)證明,、產(chǎn)權(quán)證明,；
１１．遺囑證明,；
?。保玻畬W(xué)歷證明,；
１３．提存證明,；
?。保矗厥褂脵?quán)證明；
?。保担虡?biāo)注冊(cè)證明,；
１６．公司章程證明,；
?。保罚婕暗讲粍?dòng)產(chǎn)的證據(jù)保全證明。
第二十四條 下列公證檔案,，列為長期保管：
?。保苓^或未受刑事處分證明；
?。玻毞Q證明,；
３．國籍證明,；
?。矗疇I業(yè)證書證明；
?。担盅?、擔(dān)保證明；
?。叮袠?biāo)投標(biāo)證明,；
７．聯(lián)營協(xié)議證明,；
?。福型夂腺Y、外資企業(yè)的合同證明,；
?。梗暾?qǐng)專利的有關(guān)證明；
?。保埃畡趧?wù)合同證明,；
１１．清點(diǎn)遺產(chǎn)證明,；
?。保玻C據(jù)保全證明；
?。保常课葑赓U證明,；
?。保矗婕暗讲粍?dòng)產(chǎn)的副本、節(jié)本,、譯本,、影印本與原本相符證明；
?。保担男衅谠谑暌陨系霓r(nóng)林牧副漁各業(yè)承包合同證明,；
１６．履行期在十六年以上的其他合同證明,；
?。保罚糜谠V訟的有關(guān)證明。
第二十五條 下列公證檔案,，列為短期保管：
?。保孀C明、健康證明,；
?。玻ň幼C明；
?。常椿樽C明,、無配偶證明；
?。矗袝?、委任書證明；
?。担馊藛T勞動(dòng)保險(xiǎn)證明；
?。叮北?、節(jié)本、譯本,、影印本與原本相符證明,；
７．現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督證明,；
?。福唐烦煞肿C明；
?。梗夹g(shù)標(biāo)準(zhǔn)證明,；
１０．企業(yè)承包,、租賃證明,；
?。保保a(chǎn)經(jīng)營責(zé)任制證明；
?。保玻畧?zhí)行許可證明,；
１３．保管遺囑或其他文件證明,；
?。保矗男衅谠谑迥暌韵碌霓r(nóng)林牧副漁各業(yè)承包合同證明；
?。保担渌男衅谠谑迥暌韵碌暮贤C明,。
第二十六條 凡終止的公證事項(xiàng)所形成的檔案，列為短期保管,。
第二十七條 公證處復(fù)查公證事項(xiàng)所形成的文書材料,，應(yīng)與原公證檔案合并保管；由司法行政機(jī)關(guān)復(fù)查的,，應(yīng)將其復(fù)查結(jié)論存入原公證檔案內(nèi),，其保管期限均與原公證檔案相同。復(fù)查后作出撤銷公證書決定的,，其公證檔案與復(fù)查材料或撤銷公證書的決定和通知合并重新列為短期保管,，其保管期限從原公證檔案保管期限的起算時(shí)間開始計(jì)算。
第二十八條 公證處總登記簿冊(cè)列為永久保管,。
第二十九條 對(duì)于未規(guī)定保管期限的公證檔案,，須由公證處比照上列檔案保管期限的規(guī)定提出保管期限的意見，并報(bào)上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后執(zhí)行,。
第六章 檔案的鑒定和銷毀
第三十條 對(duì)于超過保管期限的檔案應(yīng)定期進(jìn)行鑒定,，鑒定工作由公證處主任、檔案管理人員和公證員組成鑒定小組共同進(jìn)行,。
第三十一條 經(jīng)鑒定,，對(duì)仍有保存價(jià)值的案卷，應(yīng)采取提高保管期限檔次的辦法延長保管期限,。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè),，連同銷毀報(bào)告一并報(bào)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)，經(jīng)書面批準(zhǔn)后予以銷毀,。
第三十二條 被批準(zhǔn)銷毀的公證檔案,，應(yīng)將公證書留下一份，按年度,、類別整理立卷,，并同銷毀報(bào)告的批件、檔案銷毀清冊(cè)一起，劃為永久保管,?！ ?nbsp;
第三十三條 為防止遺失和泄密，銷毀檔案應(yīng)由兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字,。
第七章 檔案的統(tǒng)計(jì)和移交
第三十四條 公證處應(yīng)建立公證檔案的統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn),、移出,、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),，并按規(guī)定向有關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表,。
第三十五條 直轄市公證處列為永久保管的公證檔案，在本處保存二十年,；其他公證處列為永久,、長期保管的公證檔案，在本處保存十年,，保存期滿后,，連同案卷目錄（一式三份）和有關(guān)檢索工具、參考資料,，一并向同級(jí)地方檔案館移交,。對(duì)移交的檔案，一律填寫檔案移出登記簿,。
第三十六條 公證處設(shè)置變更時(shí),，應(yīng)對(duì)公證檔案進(jìn)行清理，并按下列辦法處理：
?。ㄒ唬┏蜂N的公證處的檔案,，應(yīng)向同級(jí)地方檔案館移交或由同級(jí)或上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)代管；
?。ǘ┮粋€(gè)公證處劃分為幾個(gè)公證處的,，其公證檔案由一個(gè)公證處代管或向同級(jí)地方檔案館移交；
?。ㄈ讉€(gè)公證處合并為一個(gè)公證處的，各個(gè)公證處的檔案應(yīng)移交給合并后的公證處,，或分別向同級(jí)地方檔案館移交,；
（四）公證處撤銷或合并時(shí),，沒有辦理完畢的公證事項(xiàng),，可移交給新的公證處繼續(xù)辦理，并作為新的公證處的檔案加以保存,；
?。ㄎ澹┮粋€(gè)公證處的部分業(yè)務(wù)劃給另一個(gè)公證處的,，其檔案不得移交。接受業(yè)務(wù)的公證處因工作需要,，可以借閱或復(fù)制,。
第八章 檔案的保管和防護(hù)
第三十七條 公證檔案應(yīng)堅(jiān)實(shí)、防火,、防盜,、防潮、防高溫,、防鼠,、防蟲、防光,、防污染,，室內(nèi)要保持清潔、整齊,、通風(fēng),。要購置必要的檔案柜、消防器材,、去濕機(jī),、空調(diào)機(jī)等設(shè)備，并逐步采用先進(jìn)技術(shù),，提高檔案的管理水平,。
第三十八條 檔案室要專用，不得存放與檔案無關(guān)的物品,。嚴(yán)禁在檔案室周圍存放易燃物,。
第三十九條 隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶等聲像檔案,，應(yīng)單獨(dú)存放保管,，防止磁化，并根據(jù)保管期限定期復(fù)制,。
第四十條 檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn),，對(duì)于破損、蟲蛀,、鼠咬,、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時(shí)采取防治措施,，并進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,。發(fā)現(xiàn)案卷丟失的，應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并積極查找,。
第四十一條 檔案人員調(diào)動(dòng)工作的,，應(yīng)在離職前做檔案移交工作，辦理交接手續(xù),。
第九章 附則
第四十二條 各省,、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）可根據(jù)本?。▍^(qū),、市）的情況，制定補(bǔ)充辦法,。