住房保障檔案管理辦法
各省,、自治區(qū)住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳，北京市住房城鄉(xiāng)建設(shè)委,，天津市城鄉(xiāng)建設(shè)交通委,、國(guó)土資源房屋管理局，上海市城鄉(xiāng)建設(shè)交通委,、住房保障房屋管理局,，重慶市城鄉(xiāng)建設(shè)委、國(guó)土資源房屋管理局,，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)建設(shè)局：
為加強(qiáng)住房保障檔案管理制度建設(shè),，規(guī)范住房保障檔案管理工作，我部制定了《住房保障檔案管理辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們,，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部
2012年11月6日
住房保障檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范住房保障檔案管理,，確保其完整,、準(zhǔn)確,、安全和有效利用,，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》和住房保障政策法規(guī),，結(jié)合住房保障工作實(shí)際,，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱住房保障檔案,，是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價(jià)值的文字,、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,。
第三條 住房保障檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)完整記錄住房保障實(shí)施情況,，全面客觀反映住房保障管理狀況。
第四條 住房保障檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),、分級(jí)管理,、分類(lèi)指導(dǎo),。各級(jí)住房保障主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)住房保障檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)，并組織實(shí)施,。
第五條 國(guó)務(wù)院住房城鄉(xiāng)建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)全國(guó)住房保障檔案管理工作,。
縣級(jí)以上地方人民政府住房保障主管部門(mén)負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的住房保障檔案管理工作。
第六條 市,、縣級(jí)人民政府住房保障主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)住房保障檔案管理工作情況,，在管理機(jī)構(gòu)、設(shè)施設(shè)備,、管理經(jīng)費(fèi)等方面,，滿足檔案管理工作需要。
（一）明確檔案管理機(jī)構(gòu),，配備必要的檔案管理人員,，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審、崗位聘任等按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,；
（二）配備符合設(shè)計(jì)規(guī)范的專(zhuān)用庫(kù)房,，配置必要的辦公設(shè)備和防盜、防火,、防漬,、防塵、防高溫,、防有害生物等設(shè)施設(shè)備,，確保檔案安全；
（三）統(tǒng)籌安排檔案管理經(jīng)費(fèi),，確保足額到位,，并嚴(yán)格按規(guī)定用途使用，不得擠占,、挪用,。
第七條 住房保障檔案管理人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，愛(ài)崗敬業(yè),，忠于職守,，具備檔案業(yè)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，具體職責(zé)是：
（一）執(zhí)行住房保障檔案管理政策法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范,；
（二）對(duì)住房保障檔案材料進(jìn)行收集,、整理、歸檔,、保管,、利用等；
（三）按要求參加業(yè)務(wù)培訓(xùn),、繼續(xù)教育和技能考試,，提高業(yè)務(wù)能力,；
（四）維護(hù)檔案信息安全，遵守檔案保密規(guī)定,，提高檔案管理服務(wù)水平,。
第二章 歸檔范圍
第八條 住房保障檔案分為住房保障對(duì)象檔案和住房保障房源檔案。紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)同步建立電子檔案,。各類(lèi)住房保障檔案之間應(yīng)當(dāng)彼此關(guān)聯(lián),，相互印證。
第九條 住房保障對(duì)象檔案指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個(gè)人的檔案材料,，收集歸檔范圍為：
（一）申請(qǐng)材料,。包括申請(qǐng)書(shū)，申請(qǐng)人的基本情況,、住房狀況和收入,、財(cái)產(chǎn)狀況證明，誠(chéng)信申報(bào)記錄等相關(guān)材料,；
（二）審核材料,。包括審核表，審核部門(mén)對(duì)申請(qǐng)人的基本情況,、住房狀況和收入,、財(cái)產(chǎn)狀況等審核記錄；
（三）實(shí)施保障材料,。包括輪候記錄,、實(shí)施保障通知書(shū)、房屋租賃合同,、房屋買(mǎi)賣(mài)合同,、貨幣補(bǔ)貼協(xié)議等相關(guān)材料；
（四）動(dòng)態(tài)管理材料,。包括對(duì)住房保障對(duì)象基本情況和住房,、收入、財(cái)產(chǎn)狀況等定期或者不定期的審核材料,，不良信用記錄及違規(guī)行為查處材料,，變更或者終止保障等動(dòng)態(tài)變更材料,。
第十條 住房保障房源檔案指已分配使用的保障性住房的檔案材料,，收集歸檔范圍為：
（一）基本情況材料。包括房屋來(lái)源和權(quán)屬證明材料,，房屋地址,、所屬項(xiàng)目或者小區(qū)名稱、保障性住房類(lèi)別,、房號(hào),、戶型,、面積等情況記錄材料；
（二）使用管理情況材料,。包括房屋承租人,、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn),、租金收繳,，房屋購(gòu)置人、購(gòu)置價(jià)格,、產(chǎn)權(quán)份額,，租售轉(zhuǎn)換、上市交易,，房屋入住,、退出交接手續(xù)等情況記錄材料。
第十一條 住房保障電子檔案指住房保障管理工作中,，通過(guò)數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成,，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀,、處理,，并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)文件。收集歸檔范圍為：
（一）紙質(zhì)檔案形成的電子文檔,。包括住房保障對(duì)象和住房保障房源紙質(zhì)檔案的電子化文檔,；
（二）住房保障管理信息系統(tǒng)的生成文檔。包括住房保障管理信息系統(tǒng)運(yùn)行中生成的文本文件,、圖形文件,、影像文件、聲音文件,、超媒體鏈接文件,、程序文件等電子文檔。
電子檔案與相應(yīng)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)保持一致,。內(nèi)容不一致時(shí),，以紙質(zhì)檔案為依據(jù)進(jìn)行認(rèn)定調(diào)整；對(duì)紙質(zhì)檔案材料存有疑義的,，由住房保障主管部門(mén)組織核查鑒定后進(jìn)行認(rèn)定調(diào)整,。
第三章 歸檔管理
第十二條 住房保障對(duì)象檔案按照“一戶一檔”的原則，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）,、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等整理立卷,，在申請(qǐng)人獲得住房保障后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。
住房保障對(duì)象動(dòng)態(tài)管理材料應(yīng)當(dāng)定期歸入原檔,，或者根據(jù)工作需要單獨(dú)立卷歸檔,，并與原檔的案卷號(hào)建立對(duì)應(yīng)關(guān)系,，便于檢索查閱。
第十三條 住房保障房源檔案按照“一套一檔”的原則,，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）,、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等，建立保障性住房的基本情況,、使用管理情況登記表格,，在房屋分配使用后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔；成套房屋應(yīng)當(dāng)按套建立檔案,，宿舍應(yīng)當(dāng)按間建立檔案,。
住房保障房源使用管理情況的動(dòng)態(tài)變更材料應(yīng)當(dāng)定期歸入原檔，或者根據(jù)工作需要單獨(dú)立卷歸檔,，并與原檔的案卷號(hào)建立對(duì)應(yīng)關(guān)系,，便于檢索查閱。
第十四條 電子檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）,、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）等歸檔保管,。
第十五條 住房保障文書(shū)檔案資料、會(huì)計(jì)檔案資料及其他具有保存價(jià)值的檔案資料,，應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)檔案管理規(guī)定及時(shí)立卷歸檔,。
第十六條 住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)歸集的檔案材料進(jìn)行查驗(yàn)，確保其符合檔案管理要求,；定期對(duì)已歸檔的住房保障檔案進(jìn)行檢查,，發(fā)現(xiàn)檔案毀損或丟失的按規(guī)定采取補(bǔ)救措施。
對(duì)檔案政策法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,，必須按規(guī)定整理,、立卷、歸檔管理,，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔,。
第十七條 住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)住房保障檔案進(jìn)行編目，編制不同種類(lèi)檔案相互關(guān)聯(lián)的檢索工具,，建立檔案信息檢索與管理系統(tǒng),，做好檔案的接收、保管,、利用,、移交等情況記錄，做到保管妥善,、存放有序,、查閱方便,。
第十八條 住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系及檔案管理人員發(fā)生變動(dòng),，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理交接手續(xù),。
第十九條 紙質(zhì)的住房保障對(duì)象檔案保管期限，在住房保障期間順延至終止住房保障后為長(zhǎng)期,；紙質(zhì)的住房保障房源檔案保管期限為永久,。住房保障電子檔案保管期限為永久。
第二十條 住房保障檔案可以向市,、縣城建檔案館移交,，具體移交辦法由省級(jí)人民政府住房保障主管部門(mén)規(guī)定。
第二十一條 住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期開(kāi)展檔案鑒定銷(xiāo)毀工作,。由檔案管理,、業(yè)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員共同組成鑒定組，按照國(guó)家檔案鑒定銷(xiāo)毀的規(guī)定,，對(duì)住房保障檔案進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀,，銷(xiāo)毀檔案的目錄應(yīng)當(dāng)永久保存。禁止擅自銷(xiāo)毀處理檔案,。
第四章 信息利用
第二十二條 市,、縣級(jí)人民政府住房保障主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)依法建立住房保障檔案信息利用制度，利用住房保障檔案信息,，為住房保障申請(qǐng),、審核、分配,、復(fù)核,、退出等管理工作服務(wù)，為房屋管理,、使用,、維護(hù)提供依據(jù)，為住房保障管理信息系統(tǒng)建設(shè)提供支持,。
第二十三條 市,、縣級(jí)人民政府住房保障主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)依法建立住房保障檔案信息公開(kāi)和查詢制度，規(guī)范公開(kāi)和查詢行為,，依法保障住房保障對(duì)象的合法權(quán)益,。
第二十四條 住房保障檔案信息公開(kāi)、利用和查詢中涉及國(guó)家秘密,、個(gè)人隱私和商業(yè)秘密的,，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行法律法規(guī)的保密規(guī)定。查詢,、利用所獲得的檔案信息不得對(duì)外泄露或者散布,，不得不正當(dāng)使用，不得損害住房保障對(duì)象的合法權(quán)益。
第五章 監(jiān)督管理
第二十五條 各級(jí)住房保障主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行職責(zé),，對(duì)住房保障檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查,，對(duì)違法違規(guī)行為責(zé)令限期改正。
第二十六條 有下列行為之一的,，由縣級(jí)以上人民政府住房保障主管部門(mén),、有關(guān)主管部門(mén)對(duì)責(zé)任人員，依照《中華人民共和國(guó)公務(wù)員法》,、《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)給予處分,；構(gòu)成犯罪的移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：
（一）不按規(guī)定歸檔的；
（二）涂改,、偽造檔案的,；
（三）擅自提供、抄錄,、公布,、銷(xiāo)毀、出賣(mài)或者轉(zhuǎn)讓檔案的,；
（四）檔案工作人員玩忽職守,，造成檔案損失的；
（五）其他違反檔案管理法律法規(guī)的行為,。
第二十七條 任何單位和個(gè)人有權(quán)對(duì)違反本辦法規(guī)定的行為進(jìn)行檢舉和控告,，有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)依照職責(zé)及時(shí)核查處理。
第二十八條 對(duì)在住房保障檔案管理工作中做出顯著成績(jī)的單位和個(gè)人,，按照有關(guān)規(guī)定給予表彰獎(jiǎng)勵(lì),。
第六章 附 則
第二十九條 各地可以參照本辦法建立棚戶區(qū)改造安置對(duì)象的相關(guān)檔案。
第三十條 各地可以根據(jù)本辦法,，并結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際,，制定具體實(shí)施辦法。
第三十一條 本辦法自2013年1月1日起施行,?！督ㄔO(shè)部關(guān)于印發(fā)<城鎮(zhèn)廉租住房檔案管理辦法>的通知》（建住房〔2006〕205號(hào)）同時(shí)廢止。